La gestione delle linee telefoniche aziendali, in molti ambiti, è una questione di fondamentale importanza. Dalla corretta coordinazione delle comunicazioni interne ed esterne dell’azienda, infatti, può dipendere il successo del business aziendale e, di conseguenza, dell’azienda stessa. In questo articolo, pertanto, vedremo come si gestisce la linea telefonica aziendale e, eventualmente, quando è il caso di adottare un centralino telefonico.
La corretta gestione delle linee telefoniche aziendali
Nel mondo della produzione, e ancor più in quello della fornitura di servizi, la gestione delle comunicazioni aziendali, sia verso l’esterno che fra gli stessi dipendenti di un’azienda, propende sempre più verso forme di comunicazione online. In qualsiasi ufficio, come sappiamo tutti, le e-mail, le conference call e altre forme di comunicazione elettronica sono diventata parte della quotidianità. Tuttavia, per rapidità ed efficacia, le comunicazioni telefoniche restano un importante caposaldo in ambito aziendale. Specialmente in determinati ambiti lavorativi, dove proprio la rapidità e l’efficienza sono fondamentali per il successo dell’impresa, la corretta gestione delle linee telefoniche aziendali è di vitale importanza. Dunque, come gestire le linee telefoniche di un’azienda?
Come gestire le linee telefoniche aziendali
Come spesso accade, il primo passo per una corretta gestione delle linee aziendali è rivolto verso l’interno piuttosto che all’esterno. In altre parole, prima di scegliere l’operatore, le offerte di telefonia aziendale, le tecnologie, i servizi accessori, occorre soffermarsi sulle reali esigenze dell’azienda. In particolare, è necessario valutare:
- il settore aziendale: un’azienda che offre assistenza alla clientela, per esempio, avrà esigenze telefoniche ben più importanti di un’azienda che si occupa esclusivamente di produzione;
- dimensioni aziendali: può sembrare un’ovvietà, e di fatti lo è, ma per una corretta valutazione è necessario tener conto delle dimensioni dell’azienda; evidentemente, una piccola-media impresa ha esigenze differenti rispetto a una multinazionale; attenzione, non necessariamente esigenze più ridotte, ma solo diverse a seconda di diversi parametri come per esempio l’organizzazione aziendale;
- organizzazione aziendale: un’altra questione è quella che riguarda l’organizzazione dell’azienda in reparti, divisioni, uffici; maggiore sarà la frammentazione e più saranno le necessità di una linea telefonica aziendale che possa mettere in comunicazione i vari reparti fra di loro e con l’esterno;
- particolari esigenze aziendali: alle normali esigenze di comunicazione interna ed esterna, poi, si aggiungono esigenze speciali, come per esempio l’istituzione di un numero verde per l’assistenza; in questi casi, l’analisi deve essere ancora più approfondita al fine di intercettare tutte le soluzioni avanzate necessarie al business aziendale.
Messe assieme, tutti questi parametri consentono di tracciare un profilo e di selezionare quindi il servizio di gestione delle linee telefoniche aziendali più adatto.
La gestione di più linee telefoniche aziendali con un centralino aziendale
In base a questa analisi, infatti, può emergere l’esigenza di una sola linea telefonica in entrata e in uscita, che consenta all’azienda di essere in contatto con la propria clientela. In altri casi, invece, si può manifestare la necessità di possedere più linee telefoniche, che consentano all’azienda – ai suoi singoli reparti – di fare e ricevere più telefonate contemporaneamente: in questi casi, come gestire più linee telefoniche aziendali? Ecco, allora, che subentra la necessità di un centralino aziendale, cioè di un apparato – o, come vedremo, di un apparato virtuale – che sia in grado di gestire più linee telefoniche contemporaneamente.
Soluzione ancora più avanzata, in questo senso, è quella dei centralini aziendali virtuali. Grazie a questo tipo di tecnologia, attraverso un’unica linea telefonica, è possibile creare una vera e propria centrale telefonica che smista le telefonate verso i diversi reparti, uffici o settori dell’azienda.
Quali sono i vantaggi di una soluzione come questa? Anzitutto economici, perché è possibile abbattere i costi di gestione: un centralino virtuale, a differenza di un centralino tradizionale, non ha costi di acquisto degli apparati né di manutenzione o di upgrade. Sempre sotto il punto di vista economico, poi, questo genere di soluzioni è flessibile secondo le reali esigenze del cliente: pertanto, non si correrà il rischio di acquistare apparati sovradimensionati o sottodimensionati rispetto alle esigenze dell’impresa, ma sarà adattabile di volta in volta.
In secondo luogo, il vantaggio è relativo ai servizi aggiuntivi che questa soluzioni può offrire. Per esempio, grazie a un centralino virtuale è possibile effettuare videoconferenze, oppure è possibile creare un sistema di messaggistica aziendale. Il centralino virtuale, grazie a delle comode interfacce, è gestibile sia attraverso computer aziendali, che tramite i dispositivi mobili. Questo significa, fra le altre cose, che è possibile essere raggiunti al proprio interno in qualsiasi momento, anche quando si è lontani dall’ufficio, sul proprio smartphone.
Sei alla ricerca di una soluzione di questo tipo? Con Pronto Ufficio di Orakom abbiamo la possibilità di gestire le linee telefoniche aziendali in maniera semplice e flessibile. Scrivici per una consulenza gratuita.
